Participación de la Coordinadora en organismos de normalización de la gestión de documentos

1. PRESENCIA DE ARCHIVEROS EN LA AGENCIA ESPAÑOLA DE NORMALIZACIÓN

La Coordinadora participa de manera activa, desde 2006, en el Subcomité de Gestión de Documentos y Aplicaciones del Comité Técnico 50 de AENOR (AEN CT50/SC1). En mayo de ese año, la Coordinadora hizo un llamamiento a las Asociaciones profesionales integradas en ella para que hicieran todo lo posible por animar a sus asociados a participar como miembros del Comité 50, por considerar la normalización en gestión de documentos una línea estratégica prioritaria.

Varias fueron las razones que inspiraron ese proceder.

En primer lugar, la aparición en el contexto internacional de la norma ISO 15489 en 2001 supuso un gran impacto en los modelos de gestión de documentos existentes en el contexto internacional, al reducirlos a uno solo, aunque lo suficientemente flexible para que las distintas realidades internacionales pudieran encontrar acomodo en él. Esta definición llegó de la mano de la tecnología, y muy ligada a la importancia de los procesos de génesis de los documentos. Otros elementos significativos fueron la definición de documento desde una perspectiva archivística, las características de un sistema de gestión de documentos, los requisitos para el mantenimiento del valor de evidencia y la determinación de unos procesos de gestión de documentos. Los archiveros españoles valoramos positivamente esta norma, como un marco de referencia para la definición e implantación de sistemas archivísticos y una herramienta objetiva para la autoevaluación.

En segundo lugar, la creación en el seno de AENOR de un grupo de trabajo sobre gestión de documentos, inspirado por FESABID en el desempeño de la secretaría del Comité 50, relativo a información y documentación. La presencia de archiveros era muy escasa, y, dada la trascendencia de los asuntos que se trataban, singularmente en referencia a la traducción al español de las dos partes de la norma ISO 15489 y su repercusión profesional a corto, medio y largo plazo, la Coordinadora decidió hacer un llamamiento a las asociaciones profesionales de archiveros con el fin de hacer llegar con mayor nitidez los planteamientos profesionales ante los organismos responsables de las traducciones y evitar posibles situaciones de clara inferioridad profesional frente a otros posicionamientos.

De este modo, en junio de 2006 un grupo de diez archiveros, representando a sus asociaciones profesionales, fueron admitidos en el seno del Comité 50 de AENOR. En octubre del mismo año, al constituirse el Subcomité de Gestión de Documentos y Aplicaciones dentro del Comité 50, un representante obtuvo la presidencia, al tiempo que la Subdirección General de los Archivos Estatales asumió la secretaría.

2. INSTRUMENTOS IMPORTANTES EN EL ÁMBITO DE LA NORMALIZACIÓN

2.1. NORMA ISO 15489:

* ISO 15489-1: 2001 Information and documentation — Records management — Part 1: General

* ISO/TR 15489-2: 2001 Information and documentation — Records management — Part 2: Guidelines

No se trata de normas orientadas a la certificación, aunque se dirigen explícitamente a la gestión de los documentos en el marco de los sistemas de gestión de la calidad (familias ISO 9000 y 14000), concretamente en cuanto afecta a los denominados “documentos de calidad”.

Respecto al contenido de las normas, la primera, esto es, la norma en sí, sienta las bases de un sistema de gestión de documentos en una organización, tanto pública como privada, de cualquier tamaño, tanto en un entorno tradicional como electrónico. Constituye de hecho una guía de buenas prácticas, dirigida tanto a los directivos como al conjunto del personal técnico y no técnico, familiarizado o no con el tratamiento documental. Incide en las características de los documentos que éstos deben tener para adquirir su valor de evidencia (auténticos, fiables, íntegros y utilizables) y las características que deben reunir los sistemas de gestión de documentos para mantener dicho valor durante tanto tiempo como sean necesarios dichos documentos. Asimismo, señala y contextualiza los procesos y controles de gestión de documentos.

La segunda norma es de hecho un informe técnico, una guía práctica de implantación de un sistema de gestión de documentos teniendo en cuenta la metodología australiana (DIRKS). Incide en los procesos y controles de gestión de documentos señalados en la primera parte, con especial interés en la clasificación y la evaluación de los documentos.

Hay que señalar que la norma ISO 15489 excluye explícitamente la gestión de los documentos históricos, lo que explica en parte la ausencia de la descripción como uno de los componentes de los procesos de gestión documental.

Ambas normas han sido traducidas al español por AENOR.

La Coordinadora, siendo firme partidaria de la implantación de los postulados de la norma, no considera aceptable la traducción española de la norma ISO 15489, en tanto que parte de la terminología escogida por el grupo responsable de la traducción presenta graves inconvenientes que en absoluto reflejan la tradición archivística española, ni siquiera la más vanguardista. Por lo tanto, la Coordinadora aconseja manejar la edición inglesa de 2001, al considerar que la comprensión de los entresijos de la norma y los conceptos que maneja mejora significativamente en su contexto original.

2.2. NORMA ISO 23081

* ISO 23081:1 (2006) Information and documentation — Records management processes — Metadata for records — Part 1: Principles

* ISO/TR 23081: 2 (2007) Information and documentation — Records management processes — Metadata for records — Part 2: Conceptual and implementation issues

Estas son dos normas relativas a metadatos que ha impulsado ISO. A nivel nacional, el Subcomité de Gestión de Documentos y Aplicaciones del Comité 50 está trabajando en la traducción de ambas, que será publicada a lo largo del año 2008. Es muy interesante, entre otras cuestiones, la tipificación de los metadatos y entidades, así como la importancia del establecimiento de los denominados esquemas de metadatos, respecto a los cuales la segunda parte incide de manera especial. Su elaboración es imprescindible para una correcta gestión de los documentos electrónicos.

2.3. MANAGEMENT STATEMENT (2007)

En los últimos meses, el Subcomité de Gestión de Documentos y Archivos de ISO (denominado ISO/TC46/SC11) ha lanzado un producto de difusión gratuita de un extraordinario interés. Se trata de dos documentos (de hecho se trata de dos versiones, una reducida y otra ampliada) dirigidos a los responsables de las organizaciones en los que se destacan los puntos más importantes para decidirse a implantar sistemas de gestión de documentos en sus organizaciones. Está claro que los beneficios que reporta una buena práctica de gestión documental impregna toda la organización, pero en ocasiones conviene hacérselo evidente a las personas que deben tomar decisiones estratégicas. Sin duda, los documentos de ISO contribuyen a que la gestión de documentos se integre en la visión de la organización.

La versión amplia del documento apenas supera las dos páginas (referencia ISO/TC 46/SC 11N822), en tanto que la versión breve ocupa poco más de una (referencia ISO/TC 46/SC 11N823). Es un ejemplo de cómo deben dirigirse documentos esenciales a personas con poco tiempo.

Los documentos presentan la siguiente estructura:

– Introducción

– El papel de los documentos en el contexto de la gestión (incide en las razones por las que los documentos son valiosos: estrategia, operaciones, cumplimiento normativo, responsabilidad, gestión de riesgos, ética y memoria corporativa)

– El cambiante entorno de operación (en relación a que las obligaciones de las organizaciones deben adaptarse al entorno, para asegurar su viabilidad e interés financiero)

– Las mejores prácticas en gestión de documentos (donde destaca los principios identificados en la norma ISO 15489 para la gestión de los documentos, que comienzan con la necesidad de una política institucional, con responsabilidades bien definidas, orientadas a la creación, captura, gestión y utilización de los documentos como evidencia de la gestión, durante tanto tiempo como sean necesarios dichos documentos).

Actualmente se está trabajando en una traducción al español de ambos documentos.

2.4. ISO/TR 26122:2008 Information and documentation — Work process analysis for records

De muy reciente aparición (data de junio de 2008), trata de la importancia del análisis secuencial y funcional de los procesos de trabajo en las organizaciones, como una herramienta para contextualizar los documentos en su entorno de producción, lo que es esencial para una correcta gestión de los documentos electrónicos. Esta norma adquiere una gran relevancia en el ámbito de la clasificación y la evaluación de los documentos.

Su traducción al español será un hecho a lo largo de 2008.

3. OTROS ÁMBITOS DE TRABAJO EN LA PERSPECTIVA ISO

A nivel internacional ISO está elaborando las partes 3 y 4 de la norma 23081, relativos a la realización de esquemas de metadatos, y trabaja en proyectos de normas sobre preservación de documentos digitales, la implantación de guías para la digitalización de documentos, la elaboración de programas de documentos esenciales, la evaluación de riesgos para repositorios digitales y, finalmente, en los procesos de conversión digital

Hay que señalar que la normalización internacional en el universo ISO avanza actualmente, y de manera decidida, hacia una revisión de las normas ISO 15489 y de aquellas otras que de alguna u otra forma están relacionadas con ellas. Al mismo tiempo, se busca procurar una estructura de familia a la norma, de acuerdo con la estructura de sistemas de gestión de normas (Management System Standards), presidida por una norma de fundamentos y vocabulario.

4. NORMALIZACIÓN EN CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

No hay que olvidar tampoco la incidencia que tienen sobre la gestión documental otras normas desarrolladas por otros comités de ISO, en especial el TC 171, en sus Subcomités 2 (Application issues) y 3 (General issues), que ha producido entre otras las siguientes normas:

ISO/TR 15801:2004 Electronic imaging — Information stored electronically — Recommendations for trustworthiness and reliability

ISO/TR 18492:2005 Long-term preservation of electronic document-based information

ISO 19005-1:2005 Document management — Electronic document file format for long-term preservation — Part 1: Use of PDF 1.4 (PDF/A-1)

Estas normas están actualmente en proceso de publicación al español por parte de AENOR, a iniciativa del Subcomité de Gestión de Documentos y Aplicaciones del Comité 50.

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